Paris, le 29 décembre 1998

Note à l’attention de M. Patrick Reis-Ekelund

J’ai tenu à avoir un entretien avec vous le 26 novembre 1998. En effet, il m’est apparu qu’il convenait de vous rappeler les principes de travail dans une organisation internationale notamment tels qu’ils ressortent de votre fiche de description de poste et de la déclaration portant engagement solennel que vous avez signées.

J’ai ainsi souligné votre position hiérarchique sous la supervision directe de moi-même et du chef de service adjoint, et générale du Directeur général. Il en résulte que vous n’êtes pas autorisé à transmettre des courriers, fax et courriers éléctroniques signés par vous-même sauf instructions explicites ou pour de simples renseignements (1), qu’il ne vous appartient pas de refuser un travail du fait d’une autre priorité sur votre seule appréciation (2), et que les liaisons avec vos supérieurs hiérarchiques ne peuvent se limiter à des échanges par courriers éléctroniques... Je vous demande de me soumettre tous courriers sous couvert du chef de service adjoint, accompagnés du fonds de dossier adéquat et de m’en entretenir si nécessaire.

J’ai également souligné la nécessité d’un style épistolaire moins comminatoire à l’égard des Coordonnateurs régionaux de l’Office : votre poste est en effet destiné certes à permettre le contrôle des Représentations régionales par la Direction générale mais aussi et surtout à les aider dans leur fonctionnement.

D’une manière générale, il m’apparaît indispensable compte tenu de vos attributions que vous exerciez vos fonctions en harmonie avec l’ensemble des agents avec lesquels les échanges professionnels nécessaires doivent être tels que le fonctionnement du serice en est favorisé, et que les documents que vous êtes amenés à préparer soient établis selon les formats habituels utilisés par les agents de l’OIE.

En conclusion de notre entretien, je vous ai demandé de rectifier votre manière selon les observations qui précèdent.

A l’issue de notre entretien, vous avez jugé utile de m’adresser une note. J’en ai pris acte, d’une manière positive, lorsque vous y affirmez vouloir vous conformer à mes observations. Je dois néamoins répondre sur un certain nombre d’assertions qui me paraissent inexactes (cf. annexe).

Guy Jannot Chef du Service administratif et financier

(1) A cet égard, je vous ai cité un exemple : ayant rédigé récemment un brouillon de réponse au sujet d’une modification du projet d’Accord entre le Gouvernement royal thaï et l’OIE, vous avez traduit et envoyé ce texte sans que je puisse le réviser et en contrôler la traduction.
(2) La préparation des réunions du 13 et du 24 novembre sur l’établissement d’une zone tampon contre la fièvre aphteuse a présenté des difficultés certaines dont j’ai été informé et dont j’ai eu rapport par le Chef de service adjoint par copie de la note qu’il vous a adressée le 8 décembre.

Annexe

Eléments de réponse à votre note du 27 novembre.

Procédures de travail

- Le recours au courrier éléctronique pour les liaisons internes est tout à fait acceptable. Mon observation consistait à préciser que les relations de travail entre vous et vos responsables hiérarchiques ne pouvaient continuer à être établies à titre principal sur ce mode.
- Bien entendu ma demande de joindre les éléments de fonds de dossier dans les parapheurs n’a fait que reprendre de nombreuses demandes occasionnelles antérieures. Il en est de même d’ailleurs de ma demande de vous conformer aux formats en usage au sein de l’OIE.
- Si je trouve toujours préférable de laisser une certaine initiative aux agents du Service administratif et financier, il est bien évident que toutes les affaires ayant une certaine importance doivent être examinées et signées par le Directeur général ou par moi-même. Sur ce point, tous les autres agents du Bureau central maîtrisent normalement ce qui ressortit à leur initiative propre ou ce qui relève de leur Chefs de service. Lors de notre entretien, j’ai rapporté votre attitude à un manque d’expérience de la vie administrative.

Comportement

Je confirme que vous devez avoir une attitude plus nuancée et moins brutale dans toutes vos relations professionnelles, aussi bien avec le personnel de l’OIE qu’avec des personnes extérieures.

Notre entretien du début juillet 1998

Vous avez écrit “I also recalled that previous to our wage discussion [début juillet 1998], you had expressed complete satisfaction with my professional performance at the Office.” Or, bien au contraire, lors de notre entretien de début juillet, je vous ai clairement indiqué qu’il était prématuré de conclure sur le fait que vous donniez satisfaction. En effet, la nature du poste est telle que c’est à l’issue d’un exercice budgétaire et comptable que je pourrai vérifier le bon suivi financier des dossiers dont vous êtes en charge (3).

A cette occasion, le document budgétaire que vous aviez élaboré début juillet 1998 pour justifier de disponibilités budgétaires permettant une augmentation de votre traitement était incorrect (seul le montant de votre salaire net était pris en compte dans les charges, les charges sur salaire pourtant significatives avaient été omises !).

J’ai tenu à vous préciser à ce moment que rien ne justifiait de revenir sur les termes de notre accord contractuel conclu lors de votre engagement : les tâches confiées étant conformes à la fiche de descrition de poste. Je vous ai également dit qu’il n’était pas envisageable d’adapter le poste créé au niveau de vos prétentions, fussent-elles fondées sur le niveau de vos diplômes.

Enfin, je n’ai pas cru devoir prendre en compte les observations incertaines que vous avez faites sur le montant des traitements des autres agents du Bureau central.

(3) S’agissant du suivi sur le plan financier des Représentations régionales et du Programme SEAFMD, je crains que vous n’arriviez à en maîtriser complètement les différents aspects. Au jour de notre entretien du 26 novembre, malgré mes demandes, l’identification des transferts de fonds entre l’Argentine, le Bureau central et la Représentation régionale pour les Amériques restait encore confuse...